会議の段取り・安全
会議の録音をAIに通して大丈夫？ データの安全をチェックする4点
調査・比較記事更新
顧客の名前や未発表の数字が入った会議の録音を、AIに渡してよいか。まず確かめるのは、その会議の録音と外部サービスへの送信が認められているかです。
社内規定、取引先との取り決め、参加者への説明を確認します。利用できるサービスや扱える情報が決まっている場合は、その範囲に従います。以下の4点を確認しても、それだけで機密情報を入力できるわけではありません。
許可された範囲でサービスを選ぶときに、学習利用・保存先・保存期間と削除・共有範囲を調べます。許可がまだ取れていない実習には、架空の会議メモを使えます。AI実習に使うファイルの準備に手順をまとめました。
1. AIの学習に使われるか
入力した音声やテキストが、提供側のモデル学習に使われるかどうか。ここがいちばん大事です。学習に使わないと明記しているか、その明記がどのプランからか。無料プランだけ対象外になっていることがあります。機密会議なら、ここが足切りになります。
2. 保存先はどこか
データがどの国・リージョンに保存されるか。社内規定や取引先との契約で、保存先が指定されている場合があります。
3. 保存期間と削除
録音と文字起こしがいつまで残るか。自分で削除できるか。退会したらデータは消えるか。残り続ける設計だと、あとの棚卸しが面倒になります。
4. 共有範囲
チームで使う場合、誰がアクセスできるか。リンクを知っていれば見られる設定になっていないか。
どう確認するか
各社の公式のプライバシーページか、利用規約の該当箇所を見ます。営業資料ではなく、規約の文面のほうです。仕様は変わるので、導入のタイミングで一度、最新を見ておくほうが安全です。
正直に書いておくと、この4点は規約のどこに書いてあるかがサービスごとにばらばらで、探すのに時間がかかります。プライバシーポリシーではなく、ヘルプセンターのFAQ側にだけ書いてあることもあります。
扱いはツールによってかなり違います。全プランで学習に使わないと明記しているサービスもあれば、上位プランだけというサービスもある。具体的な各社の扱いは、AI議事録ツールの選び方の公式事実テーブルに、データの学習利用の列としてまとめています。
まとめ
機密会議をAIに通すかどうかは、好みではなくルールで決まります。学習利用・保存先・保存期間・共有範囲。この4点を公式の文面で確認し、録音・送信の許可と自社の要件に合う範囲で利用します。
この4点の確認手順を含めて、ツールの選び方と使い方を1冊に通しでまとめました。導入前に見返す用として手元に置けます。Kindle Unlimitedでも読めます。→ 電子書籍版（Kindle）