会議の段取り・安全
議事録作成を時短する最小の段取り。毎週時間を取られる人へ
調査・比較記事更新
議事録が重いのは、段取りが悪いからではありません。起こす作業を、毎週自分でやり続けているからです。
会議は終わったのに、議事録だけが宿題のように残る。その時間が地味に効いてきます。ただ、重いのは文字を起こす作業そのものではありません。長い文字起こしから、決まったことと次の宿題だけを抜き出して、関係者に伝わる形へ整える。毎回止まるのはここです。
だから段取りは、起こす作業をAIへ渡して、人は抜き出しと確定だけに寄せる形にします。3つだけです。
1. 録音して、AIに下書きまで作らせる
会議は録音し、文字起こしと要約まではツールに任せます。ここで人が全文を清書し直すと、出前を取ってから自分で作り直すのと変わりません。手間が元に戻ります。出てくるのは下書きで十分です。
ひとつ注意。録音の質が低いと下書きも崩れます。ツールを乗り換えるより、録音のコツを先に押さえるほうが早いです。
2. 人は「決定」と「ToDo」だけ確定する
AIの要約から、決まったことと、誰がいつまでに何をやるか。この2つだけを拾って確定します。発言の全文は残してもかまいませんが、配るのは決定とToDoだけにします。読む側の負担も減ります。
3. 同じ型で毎回出す
決定・ToDo・保留事項。この並びを固定すると、毎回ゼロから考えずに済みます。テンプレートを1枚決めて、そこへ流し込むだけにします。
ツールはどこで効くか
この段取りで効くのは、1の「録音から下書き」の質です。日本語と固有名詞に強く、要約が決定とToDoを拾いやすい形で出るツールほど、2の手間が減ります。選び方はAI議事録ツールの選び方に、公式事実と判断軸でまとめました。対面が多いならAIボイスレコーダーも選択肢に入ります。
まとめ
議事録の重さは、起こす作業ではなく抜き出しと整形にあります。起こしはAIへ渡し、人は決定とToDoの確定だけ。同じ型で出す。ここまでで、毎週の議事録はだいぶ軽くなります。
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